L’organizzazione formale è quella pianificata e che stabilisce un insieme di regole, strutture e procedure che permettono di ordinare le attività dell’organizzazione stessa.
L’organizzazione formale si basa sulla divisione del lavoro, sulla definizione di diversi livelli di autorità e sulla creazione di canali di comunicazione tra i lavoratori. La sua struttura e le sue linee guida sono pianificate dai manager dell’organizzazione e sono di solito incarnate in documenti, regole, processi e organigrammi. I rapporti al di fuori dell’organizzazione formale sono considerati informali, che nascono spontaneamente tra i collaboratori.
Componenti dell’organizzazione formale
- Un insieme di regole e procedure ben definite: che sono progettate in anticipo per raggiungere un obiettivo o una finalità.
- Obiettivi e strategie: nell’organizzazione formale si definiscono gli obiettivi a breve e lungo termine e le strategie per raggiungerli.
- Status simbolico: la struttura dell’organizzazione formale conferisce un certo status ai membri in base alla loro posizione e al loro potere relativo.
- Attività definite: l’organizzazione definisce le attività di ogni membro dell’organizzazione. sono stabiliti gli obblighi e i limiti.
- Canali di comunicazione: esistono canali di comunicazione definiti che devono essere conformi alla gerarchia e alle procedure dell’organizzazione.
- Procedure di coordinamento: sono definite procedure e meccanismi per il coordinamento delle attività dei diversi membri dell’organizzazione.
Origine dell’organizzazione formale
L’origine dell’organizzazione formale è il disegno creato dai proprietari e dai manager che cercano di definire le strategie per raggiungere con successo i loro obiettivi.
Ci sono almeno tre elementi chiave che definiscono l’organizzazione formale:
- Divisione del lavoro: consiste nel dividere un lavoro in diverse attività elementari in modo che i lavoratori possano specializzarsi e quindi essere più produttivi.
- Dipartimentalizzazione: consiste nel creare diversi dipartimenti nella stessa organizzazione in modo che ciascuno sia responsabile di una determinata attività o di un determinato obiettivo. Ad esempio: dipartimento di marketing o dipartimento di pubbliche relazioni. Man mano che l’organizzazione cresce, i reparti diventano più complessi e spesso creano sottoreparti o sottodivisioni.
- Controllo: consiste nel creare meccanismi per controllare e misurare lo sviluppo delle attività dell’organizzazione.
Rapporto tra l’organizzazione informale e formale
L’organizzazione informale può integrare o rafforzare l’organizzazione formale attraverso una buona relazione e cooperazione tra i membri dell’organizzazione. Tuttavia, l’organizzazione informale può anche indebolire quella formale. Questo accade quando c’è invidia, antagonismo o quando il ruolo informale è più forte di quello formale.
Un esempio in cui l’organizzazione formale non coincide con quella informale è quando, secondo la struttura organizzativa stabilita, c’è un capo reparto ma in pratica ognuno segue le idee e le direttive di un’altra persona che, pur non essendo un capo, ha una personalità e una leadership molto forte.
Esempio di organizzazione formale
Nell’immagine seguente possiamo vedere l’organigramma progettato come parte dell’organizzazione formale di un’azienda: