Nota de débito es un documento o comprobante contable por medio del cual se le notifica al cliente el cargo de un valor monetario a su cuenta.
Las empresas nunca deben realizar cargos de forma unilateral a la cuenta de sus clientes. Por tanto, mediante la nota de débito se le avisa al cliente que la empresa estará efectuando al momento del cobro de una determinada cuenta, cuota o pagaré un monto adicional al valor original. Es decir, que la nota de débito, previa notificación al cliente, faculta la empresa para incrementar el valor original en un documento.
Existe una diferencia fundamental entre la nota de débito y la nota crédito. Mediante la nota de débito se modifica o restructura el monto de un documento a favor de la empresa emisora. En tanto, mediante la nota de crédito se modifica o restructura el monto a favor del cliente.
Motivos que originan o causan la emisión de la nota de débito
Las razones o circunstancias que originan la notificación al cliente por medio de la nota de débito son las siguientes:
- Por error o errores cometidos en la emisión de la factura. Estos pueden obedecer a situaciones en el precio o cantidad de mercancías. Básicamente, porque se ha facturado un monto menor.
- Por intereses generados. Que pueden obedecer a montos impagados, fletes, etc.
- Por el cobro de comisiones.
- Gasto de envió.
Ejemplo típico de una nota de débito
El formato de este importante comprobante en las diferentes empresas, es muy variado. Sin embargo, todos incluyen un conjunto de información que son necesarias para el proceso contable. Típicamente, este documente tiene el formato siguiente:
Como podemos notar, la creación de la nota de débito conlleva la inclusión de algunos elementos fundamentales. Como el monto original, el monto adicional que se cargará, el monto final que se cobrará, el número de documento sobre el cual se efectuarán los cargos, etc.