La conformità normativa è una funzione delle aziende per garantire il rispetto delle regole e l’applicazione delle leggi. Questa funzione è responsabile della consulenza, del monitoraggio e della supervisione dei rischi di possibili inadempienze legali in azienda.
L’osservanza della normativa richiede il rispetto scrupoloso della legge e dei codici aziendali. Per garantire che le regole non vengano violate, un dipartimento di compliance sarà responsabile della prevenzione dei reati all’interno dell’azienda. Il team di compliance deve progettare politiche e procedure che devono essere seguite nelle operazioni quotidiane dell’azienda per prevenire atti criminali e sanzioni legali per la violazione della legge.
La conformità deve far parte della cultura dell’organizzazione. Non sarà solo responsabilità dei membri del team di compliance, ma dovrà essere anche internalizzata dai dipendenti dell’azienda.
Funzioni di conformità
- Prevenzione: Evitare i rischi. Vengono identificati i possibili rischi di non conformità alle normative, vengono definiti i controlli e vengono formati i dipendenti e i manager sulla conformità alle normative.
- Rilevamento: trovare carenze nei controlli di conformità.
- Informare costantemente il senior management sui rischi di non conformità alle regole, sulle carenze dei sistemi di rilevazione e sulle misure correttive da proporre.
Il reparto di conformità
La struttura e le dimensioni dell’ufficio compliance saranno proporzionali alle dimensioni, all’organizzazione interna e all’attività dell’azienda. Il dipartimento è diretto da un responsabile che agisce in modo indipendente e con autorità.
È importante che le responsabilità del dipartimento siano chiaramente definite, che disponga di risorse finanziarie sufficienti e che il senior management possa essere informato di eventuali rischi o non conformità rilevati.
Inoltre, la funzione di compliance sarà responsabile della gestione dei rapporti con gli organi di controllo. Questo è molto comune nel settore finanziario. Il team di compliance dovrebbe coordinarsi con gli organi di controllo per mantenere un dialogo aperto e trasparente e per garantire il rispetto degli impegni assunti.